知っておきたい デキる大人のビジネスマナー 【お仕事メール編】

知っておきたい デキる大人のビジネスマナー 【お仕事メール編】

今やビジネスにメールは欠かせません。しかしアラフォー世代はメールの書き方をきちんと習うことってなかったはず。「今のままで大丈夫かしら」「きちんとしたメールのマナーを知りたい」と思っている人も多いのでは。そこで恥をかかないためのビジネスメールのマナーを伝授します。


まずはメールの基本マナーを知ろう!

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●重要なメールは相手が読んだかどうか確認を
ビジネスでメールを使っている人は、ほとんどが毎日メールをチェックしているようですが、「忙しくて見忘れていた」「量が多くて見落としていた」といったこともあります。相手がメールを見ているものと思って仕事を進めてしまい、後でトラブルになってしまったというケースも。重要な連絡の場合は、確認の返事をもらうか、電話を入れるなどの配慮も必要です。

●スマホや携帯電話へのメールは送る時間に配慮したい
メールは時と場所を選ばずに送れるところが便利な点ですが、スマホや携帯電話に送る場合は注意を。早朝や深夜に送ると、通知音が鳴って迷惑をかけることもあるので、時間帯を考えて送りましょう。

●メールへの返事はなるべく早くがマナー
メールはすぐに届くかわりに、返事がなかなかこないと「ちゃんと届いただろうか」など、不安になる人も多いよう。ですから、メールが届いたらなるべく早く返信するのが相手に対するマナーといえます。中でも返答を求めている内容に関しては、遅れると迷惑をかけることにもなるので、できるだけ早く返信を。

●送る前に必ず内容を最終チェックしよう
誤字や脱字のあるメールは、相手の心証を損なう恐れがあります。特に名前や社名の間違いは、うっかりミスではすみません。
また添付ファイルのつけ忘れや宛先違い、件名の入れ忘れなどもしがちです。
メールを送信する前に、必ず全体を読み返し、間違いがないかチェックしましょう。

メールを作成する前に知っておきたいこと

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メールの作成画面を開くと、
宛先(TO)
CC、BCC
件名
添付ファイル
といった項目を入力するところが最初に表示されます。それぞれにどんな役割があるのかおさらいしておきましょう。

●宛先(TO)
宛先には送る相手のメールアドレスを入れます。あらかじめ登録しておくと、相手の名前で表示されます。複数のアドレスを入力すれば、同時に送ることができます。

●CC、BCC
CCとはカーボン・コピーの略で、宛先欄とは別の宛先に念のため送るような場合、その受信者のアドレスをここに入力します。CCで送るということは「ご参考までに送ります」といった意味合いになります。
BCCはブラインド・カーボン・コピーの略。同じ文書を送りたいが、送ったことをBCCの受信者以外には知られたくないというような場合に使います。宛先やCCの受信者の画面には何も表示されません。

●件名
件名の欄が空欄になっていたり「お知らせ」などのように抽象的だったりすると、内容がまったくわからず不親切なうえに、迷惑メールと間違われることも。「○月○日の打ち合わせについてのご連絡」「御見積書ありがとうございます」など、具体的な件名にしたほうが内容も伝わります。

●添付ファイル
資料や図版、画像を一緒につけて送ることができます。添付するさいにはファイルのサイズが大きすぎないか確認しましょう。環境にもよりますが、3MG以上のものを送る時には別途どこかのサーバーなどにファイルをアップロードしてURLを通知してダウンロードしてもらうような、無料のサービスを利用しましょう。

文面の基本構成を覚えよう

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分かりやすく、好感度アップのビジネスメールを書くために、文面の順序に沿って説明します。

1)相手の名前
送る相手の会社名、部署名、役職名、氏名を書きます。株式会社などは(株)と略さずに、きちんと書きます。何度もやりとりしている相手であれば、氏名だけにしてもOKです。

2)挨拶
メールとはいえ、礼儀正しい挨拶は好印象を与えます。「いつもお世話になっております」といった書き出しが一般的ですが、返信の場合には「ご連絡いただきましてありがとうございます」、初めてメールを送る場合には「初めてメールを差しあげます」といった具合です。

3)本文
手紙同様「さて」「○○の件ですが」と始めれば、そこからが用件の部分だとわかります。

4)結びの挨拶
本文を書き終わったら、結びの挨拶で締めくくります。「どうぞよろしくお願いいたします」などの依頼の言葉や、「あらためてご連絡させていただきます」といった次回の連絡についての文言がよく使われます。

5)署名
自分の名前のほかに、社名、部署名、所在地、電話、FAXなどを明記すれば、相手がメール以外で連絡をとりたいときに手間をかけずにすみます。読みにくい名前の場合は、ひらがなやローマ字で読みを記しておくと親切ですね。



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この記事のライター

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