“デキる風”から“デキる”に変わる! 部下を育てる魔法の言葉【人間関係に悩んだら…“ロジかわ”で世渡り上手に!#12】

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会社の後輩に、用件を指示出ししているのに伝わらない・・・。自分の伝え方が悪いのか、それとも相手の受け取り能力の問題なのか。円滑なコミュニケーションをとるために、少しロジカルに考えて話し方を工夫すると劇的に変わります。明日からすぐに実践できる方法をご紹介します!


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【お悩み】部下に指示をだしてもミスが多く、コミュニケーションがうまくとれません・・・

部下は悪い人ではないのですが、空回りが酷くて何度同じことを言っても間違えます。指摘すると、私が言ったことをさも自分が言ったかのように「○○ということですよね。わかってます」と答える。そしてきちんと理解していないからまた同じミスをする…。仕事が2倍3倍にも増えたような感じでとてもしんどいです。どうすれば彼女に正確に仕事をしてもらえるようになるでしょうか。(Mさん・43歳)

ミスコミュニケーションが起きるのは、「省略」「歪曲」「一般化」が原因

伝えたつもり・・・でも正確に伝わらなければミスがおきますよね。とくに職場では、仕事ははかどらないし、こちらの意思が伝わらないと相手に対してもだんだんとイライラしてきます。このような「ミスコミュニケーション」がおきてしまう原因は、「省略」「歪曲」「一般化」をしてしまうことが原因です。
それぞれ、どういうことか解説します。

「省略」とは、
たとえば、「会議資料を印刷しておいてください」と指示を出した場合は、「いつまでに」「誰に」「どれくらい」「どこに提出」などといった情報が抜けています。
分かっているだろうと、具体的な内容を省略してしまっては正しく相手に伝わりません。

「歪曲」とは、
ものごとに因果関係や前提を勝手につけて、自分なりの解釈でものを考えてしまうことを歪曲といいます。「雨が降ったら仕事がはかどらない」とか「目をそらされたのは、自分が嫌われているからだ」といった考え方です。

「一般化」とは、
部分的なことを全体と指すような表現です。「女性は、みんな感情的って職場の男性陣が言っていた!」これが一般化です。その他、「いつも」「絶対」「すべて」「一度も」「常識的に」などの言葉が出てきたら、それはたいてい一般化されています。

このような「省略」「歪曲」「一般化」がおきないように、指示を与えるご自身が改善できること、相手の受け取り方を確認するテクニックをご紹介します。

4W2Hで具体的に伝えること

はじめて会うお客様や、全く知らない人に対しては、理解できるように丁寧にお伝えすると思います。しかし、日頃から一緒に仕事をする部下が相手であると、「あの件」・・・と言えば、“それくらいわかるでしょう?”と思ってしまいがちです。しかし、それでは相手には伝わりません。

面倒だと思っても、省略せずに具体的に伝えることが大切です。

When(いつ)、Where(どこ)、Who(誰)、What(何)、How(どうやって)、How much(いくら)の4W2Hの切り口を使い、相手に伝えてみましょう。

例えば、「会議資料を印刷しておいてください」というのも、

「今日の15時までに、会議資料を5部印刷して私の机の上に提出しておいてください」と伝えます。

ポイントは、抽象的な表現や、言葉を省略しないことです。「急いで印刷をしてください」というのも「急いで」は曖昧で人によって感覚が違います。急いでの基準も、5分後なのか、1時間後なのか、今日中なのかがわからないためです。できるだけ数値などをいれ、定量表現を使いましょう。

相手に情報が正しく伝わっているか確認する方法

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そして、自分が具体的な指示をだしたら、必ずバックトラッキングをしてもらいましょう。バックトラッキングとはオウム返しのことです。

自分の伝えたことを、そのまま復唱してもらいます。ふだんから、聞き間違えやミスが多い人であれば、要約せずにそのまま返してもらうことです。

「今日の15時までに、会議資料を5部印刷して私の机の上に提出しておいてください」と伝えて、
「わかりました!印刷しておけばいいんですね」

では抜けている可能性があります。省略されたら、「いつまでに?」と大事なポイントなどはもう一度、確認をとってみてください。

また、うっかりしがちな人ほど、常にメモをとってもらう習慣を身につけてもらうことも重要です。

経営者の方ほどメモ帳や手帳を持ち歩き、メモをとる習慣が多いといわれています。人の脳のキャパシティは限られており、忘れるようにできています。
20分後には伝えたことの42%を忘れると言われているくらいです。聞き流されないように、メモやタスク管理をするように指導してみましょう。

面倒でも自分のため!

そこまでしないとわからないの?正直、めんどくさい・・・と思うかもしれません。

しかし、一緒に働く組織のお仕事がスムーズにすすむためには必要なことです。結果的に自分の業務にも関わってきます。また、指導するときに、急にやり方だけを伝えても、相手も鬱陶しいとか面倒な上司と思われるかもしれません。ぜひ、なぜメモをとってほしいかやバックトラッキングをするかなど理由も伝えてみてください。

嫌味をいったり、感情的になっても解決しません。最初はお互いに面倒かもしれませんが、結果的にあなただけではなく、部下は他の方とのコミュニケーション力もあがり、後に、あのとき上司に指導されてよかったと感謝されることにもつながります。
デキる上司とは、その場で好かれることではなく、大変でも部下の育成ができる上司です。ぜひ実践してみてくださいね。

ロジかわ会 代表 山本 なつみ



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この記事のライター

働く女性のコミュニティ「ロジかわ会」を運営。20代~60代と幅広い層の女性が参加し、多くの働く女性から好評を得ている。

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